Función básica del Archivo es velar por la conservación de la documentación en sentido amplio, es decir, no sólo la documentación producida por el Ayuntamiento, sino también la ingresada en los fondos privados (empresas, instituciones, entidades y particulares), porque todas ellas son las que conforman el patrimonio documental y cultural de la ciudad..  

Una de las líneas de actuación es la de fomentar las donaciones de los archivos históricos por parte de sus propietarios. En algunos casos se tienen que adoptar soluciones drásticas porque la documentación está en peligro afectada por procesos de demolición de los edificios que la contienen. El Archivo actúa de oficio y rescata la documentación, la integra dentro de los programas de restauración y, posteriormente, pasa a formar parte de los fondos privados donde siguen el procedimiento de tratamiento archivístico habitual.

Antes de realizar las tareas de identificación, descripción y catalogación, el Archivo hace una actuación de carácter preventivo, como la desinfección y desinsectación (si pega)..